Privacy

Eigen server, eigen verantwoordelijkheid

BeVerSuite wordt geïnstalleerd en geëxploiteerd op infrastructuur die jij of jouw organisatie beheert (eigen VPS, bedrijfsserver of hosting naar keuze). De URL waarmee je inlogt wijst naar die installatie. Beuming & Verhoef Development levert de software; de partij die de server beheert en gebruikers toegang geeft, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in die omgeving.

Wie is verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke is de organisatie of persoon die jouw BeVerSuite-installatie exploiteert — bijvoorbeeld je werkgever, IT-afdeling of de beheerder die de server heeft opgezet. Voor vragen over gegevensverwerking, bewaartermijnen of verzoeken tot inzage of verwijdering richt je je tot die beheerder, tenzij de softwareleverancier ook jouw hoster is.

Welke gegevens worden verwerkt?

• App-account: naam, e-mailadres en wachtwoordhash voor inloggen op BeVerSuite.
• Mailmetadata en -inhoud: berichten via jouw IMAP-provider; metadata en optioneel indexen op de database van jouw server.
• Contacten, agenda, taken, notities, bestanden en chatberichten in BeVerSuite.
• Mailbox-inloggegevens (IMAP/SMTP): versleuteld met de door de beheerder ingestelde MAIL_VAULT_KEY.
• Technische logs en sessies voor beveiliging, foutopsporing en beheer.
• Push-tokens en notificatievoorkeuren, gekoppeld aan dit apparaat of deze browser.

Rechtsgrond

De exploitant van jouw installatie verwerkt gegevens om de dienst te leveren (uitvoering overeenkomst), voor beveiliging en misbruikpreventie (gerechtvaardigd belang) en, waar van toepassing, op basis van wettelijke verplichtingen. Standaard plaatst BeVerSuite geen advertentie- of trackingprofielen.

Bewaartermijnen

• Account- en mailgegevens: zolang de beheerder de installatie actief houdt, volgens het beleid van de exploitant.
• Chat: conform CHAT_RETENTION_DAYS en gerelateerde instellingen op jouw server.
• Meeting-samenvattingen: conform MEETING_SUMMARY_RETENTION_DAYS, indien Nova Calls is ingeschakeld.
• Sessies en technische logs: beperkte bewaartermijn, instelbaar door de beheerder.
• Lokale browseropslag (thema, Nova-chat, voorkeuren): op jouw apparaat tot je die wist of uitlogt.

Externe diensten (optioneel, door jouw beheerder)

Standaard blijven gegevens op jouw server. Als de beheerder integraties inschakelt, kunnen gegevens naar derden gaan — alleen voor die functionaliteit:

• IMAP/SMTP-provider: jouw mailhost levert en ontvangt e-mail.
• Firebase Cloud Messaging: pushmeldingen, indien FCM is geconfigureerd.
• Google Calendar: agenda-sync, alleen na OAuth-toestemming.
• LiveKit: audio/video bij gesprekken, indien Samenwerken/calls is ingeschakeld.
• Nova/Ollama of externe AI: alleen als de beheerder een externe brain-URL configureert.

Jouw rechten (AVG)

• Recht op inzage in je persoonsgegevens.
• Recht op rectificatie en verwijdering, voor zover de wet dat toelaat.
• Recht op beperking van verwerking en dataportabiliteit waar van toepassing.
• Recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (of de toezichthouder in jouw land).
• Richt verzoeken altijd aan de beheerder van jouw BeVerSuite-installatie.

Cookies en lokale opslag

BeVerSuite gebruikt een sessiecookie voor inloggen (HttpOnly). Lokale opslag (localStorage) kan worden gebruikt voor taal, thema, sidebar en Nova-chat op dit apparaat. De service worker (PWA) cached statische assets. BeVerSuite plaatst zelf geen advertentie- of trackingcookies.

Beveiliging

Mailbox-wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen. Productie-installaties moeten HTTPS gebruiken. De beheerder is verantwoordelijk voor patches, back-ups, toegangsbeheer en netwerkbeveiliging van de server.

Contact

Vragen over dit privacybeleid of je gegevens in deze installatie? Neem contact op met de beheerder van de server waarop jij inlogt — je IT-afdeling of de partij die jou BeVerSuite-toegang heeft gegeven.